چگونه از وقت درست استفاده کنیم؟

از موضوعات مهمی که در مورد آن با متخصصین بحث و گفتگو کردم، موضوع مدیریت زمان می باشد؛ چراکه خیلی ها نمی توانند وقت خود را تنظیم کنند و احساس می نمایند که همه روزه مشغول اند؛ در حالی که هیچ کاری را به پیش برده نمی توانند؛ با وجودی که زمان، عمر انسان است که از آن به صورت مفید استفاده می کند یا آن را ضایع و بیهوده می سازد. در سطور زیر مدیریت زمان را مورد بحث قرار می دهیم، امید است مورد استفاده بهینه قرار گیرد.

مدیریت زمان

ویژگی های وقت:
– یگانه متاعی غیر قابل تفکیکی می باشد که بین همگان به صورت مساوی توزیع گردیده است.
– به هیچ مقداری از پول نیازمند نیست.
– نمی توانیم آن را ذخیره کنیم.
– بعد از سپری شدن، نمی توانیم آنرا بازگردانیم.
– انسانها در بهره گیری از وقت موجود، باهم تفاوت دارند.
– اولین متهم در موقع ناکامی های ماست.

تقسیمات وقت

وقت کار:
این وقت از ساعت های معینی در روز تشکیل شده است، کلید فعالیت آن به مقدار وقتی که مصروف می باشد بستگی دارد و بیشتر مربوط به سهم گیری در به سر رساندن اهداف وظیفه می باشد.

وقت استراحت:
استراحت برای هر شخص مهم می باشد، استراحت غیر کافی باعث خطاها و ضعف توانایی و فعالیت می گردد. مثلاً: استراحت برای مدت ده دقیقه در حالت خستگی، فعالیت انسان را افزایش داده و چند برابر آن ده دقیقه می تواند، فعالیت کند.

وقت آزاد:
لازم است که وقت آزاد غیر از وقت استراحت و کار باشد؛ می توانیم از وقت آزاد به شیوه های مختلف استفاده کنیم. مثل: مطالعه، نوشته، ترجمه…

وقت بیهوده و ضایع:
عبارت از وقتی است که بی نتیجه به پایان برسد؛ این وقت با وقت آزاد فرق می کند.

خرافات مدیریت:

شماره ۱
اگر می توانستم روزانه مدت ۱۲ ساعت کار کنم؛ خیلی ازین بیشتر پیشرفت می کردم.
شماره ۲
کار های زیادی دارم که لازم است انجام دهم، لذا وقت ندارم پلان گزاری کنم.
شماره ۳
اگر بخواهم کار را به صورت درست انجام دهم؛ باید خودم وارد عمل شوم؛ چون از همکاران خیری نیست.
شماره ۴
لازم است هر مجله و هر گزارشی که به اداره می رسد، بخوانم.
شماره ۵
اگر به خاطر مشکلی، مؤفق به انجام کاری نشوم؛ شاید در قضایای دیگر مشکل مخفی بماند.
شماره ۶
اگر برای انجام یک کار وقت زیادی را صرف کنم؛ تخصصم به آن کار افزایش میابد.
شماره ۷
من به حیث مدیر، وقتی را که برای تصمیم گیری ها صرف می کنم؛ سبب می شود که بتوانم تصمیم های بهتری اتخاذ کنم.
شماره ۸
مدیر فعالتری خواهم شد، اگر سیاست دروازه باز را به پیش گیرم.
شماره ۹
من خیلی مشغولم، وقت کافی برای کارهایم ندارم.
نبود مدیریت وقت است که سبب شده شما نتوانید از فرصت موجود بهترین بهره را بگیرید.

نمونه های مدیریت غیر مفید:
آن چه بیشتر وقت را ضایع می سازد، شیوه اداری غیر مفید می باشد.

نمونه مثالی:
– هدفش به کمال رسیدن است و آن را از زیردستان خود توقع دارد.
– وقت خود را برای اهتمام به تفصیل موضوعات ضایع ساخته و به امور کم ارزش مصروف می گردد.
– خود را برای حفظ شکلیات خسته می کند.

نمونه شتابزدگی:
– تلاش می کند، کارها را به سرعت انجام دهد.
– سؤال را پیش از این که سؤال شود، جواب می دهد و سخن دیگران را تکمیل می کند.
– لستی از برنامه ها را بیش از حد لزوم نزد خود دارد؛ در حالی که نمی تواند برنامه هایش را وقت گذاری کند.
– موقعی که برای افرادش مسؤولیتی را واگذار می کند، وقت ندارد مسایل ضروری و مورد نیاز را برایش واضح سازد.

شیوه، زیاد تلاش کن:
– مدیر از موضوع خارج شده، برای کارها مدت های طولانی تعیین می کند و زیاد پرسان می نماید.
– همیشه تلاش می کند؛ اما کمتر نتیجه می دهد.

شیوه قوی باش:
– مدیر سختگیر است و زمام تمام امور را هیشه در دستش دارد.
– او تحت فشار روحی قرار دارد؛ چون می خواهد تمام فعالیت ها را خودش انجام دهد.
– این مدیر عاطفی نیست.
– وقت زیادی را صرف تصحیح تصرفات کارمندانش می نماید.

پلان مؤفقیت آمیز
۱٫ ما نمی توانیم، امروز کاری را انجام دهیم؛ مگر این که مشخص کنیم که فردا به کجا می خواهیم برسیم. هر پلان برای تغییر و بهره گیری از وقت، وابسته به وضاحت اهداف می باشد.
۲٫ اهداف خود را مشخص کن: اهداف خویش را ثبت نموده و سپس به اهداف طولانی مدت و کوتاه مدت تقسیم کن. لازم است که بین اهداف و جدول زمانی رسیدن به اهداف، توازن برقرار گردد.
۳٫ مشخص کردن اولویت ها: باید ترتیب اهداف، تابع اولویت بندی اهداف باشد تا بین اولویت خودت؛ بارئیس، همکاران و هماهنگی بین همه تعارض ایجاد نکند. باید اولویت بندی ها متناسب با تغییرات و معلومات جدید باشد.
۴٫ تحلیل امور مهم: از تمام اهداف و امور مهم آنی، آمدنی و روتینی خویش لستی را تهیه نموده و آنها را به سه بخش تقسیم کن. امور مهمی که نیاز به اشتراک دیگران دارد و اموری که می شود، اجرای آن را به دیگری سپرد و اموری که ضروری نیستند و باید فراموش شوند؛ نیز باید مشخص گردد

انواع امور مهم و غیر مهم و چگونگی تعامل با هرکدام:

نوع اول: امور عاجل و مهم که باید برخی ازین امور عاجل و مهم را روزانه انجام داد.

نوع دوم: امور غیر عاجل و مهم ( پروژه های تطوری) که باید از فرصت های ایجاد شده برای این امور استفاده کرد.

نوع سوم: اعمال روتینی که شامل بیشر کار های روزمره ما می گردد و باید حساب شده به این اعمال مبادرت کنیم.

۵٫ اوقات استراحت و آرامش مشخص گردد: همانگونه که باید اولویت های کاری ات را مشخص نموده و کارهای مهم و غیر مهم را از هم جدا نمایید؛ لازم است که فرصتی را برای استراحت خویش در نظر بگیرید تا بتوانید به درستی امور مهم را انجام دهید.

۶٫ افزایش خبرگی و تخصص: باید روزانه برای افزایش آگاهی پیرامون کارت تلاش کنی تا بتوانی فعالیت هایت را با امور مهم توازن بخشی.

۷٫ اموری که وقت را ضایع می سارد، نیز باید مشخص گردد.

نوشته: محمد مصطفى محمود
ترجمه: عبدالخالق احسان