چند قانون ارتباطات در محیط کار
دانستن چگونگی رفتار با مردم به اندازه شایستگی‌های فـنـی و مـدیریتی اهمیت دارد. به بدترین کارفرمایی که تـا حـال داشـتـه‌ایـد فـکر کـنـید. بـیـاد آوریـد کـه چطـور فقدان مهارت‌های رفتار با دیگران در او باعث دلسردی و عدم بهره‌وری دیگران و خروج شما از محل کار با ناامیدی شد.
یک انسان موفق نیمی کارمند است، نیمی سیاستمدار. او می‌داند کار کردن با دیگران بخصوص در دنیای کنـونـی کـه مملو از انسان‌های دمدمی مزاج و زود رنج اسـت، روال ارتباطی خاصی را می‌طـلبد.
او سـخـن یـکـی از بــزرگان جامعه‌شناس کـه «هنـگـام برخورد با مردم به خاطر داشـته باشید با مخلوقات منطقی طرف نیستید، بلکه با مخلوقـات احـساسـاتی، مـوجوداتـی که سرشار از تبعیض، روحــیات پیشداوری و تعصب هستند دست بگریبانند، طرف هستــید،» را مد نظر دارد. در ایـن قسمت برخی از قـوانـیـن اصـلـی ارتـبـاطات انـسانی در فضای کاری را مشاهده می‌کنید.
1 – دیگران را با نام صدا بزنید صدا کردن دیگران با نام کوچک، خوشایندترین آواز برای گوش هر کسی است. وقتی نام فردی را به کار می‌برید، در حقیقت پیغام خود را به صورتی اختصاصی و تنها برای شخص او مبـدل می‌سـازید. همچنین علاقمندی و میزان اهمیت شما را نسبـت به فرد می‌رسـاند. این یک ابزار ساده برای کاستن از جبهه گری‌های شخص است، چـرا که یک نوع وجه تـعهــد به وجود می‌آورد. جملات خود را با اسامی افراد آمیخته و بـا سـؤالاتی نظـیر، «علی، امروز خوب هستی؟» آغاز کنید.
– 2 اشتباه خود را بپذیرید اعتراف به اشتباهات در مـحیط کـار یکی از ستوده‌ترین اعمال است، چون اندک افرادی مبادرت به آن می‌کنند. بیاموزید که چگونه تـکبر و خودخواهی را کنار گذاشته و بپذیرید که کامل نیستید. فقط در این کـار زیاده روی نکنید مثلا لازم نـیست با عذرخواهی‌های فـراوان در جـلسـات اقـدام به بیان اشتباهات خود کنید. یک جمله «من اشتباه کردم و متوجه آن می‌شوم،» کفایت می‌کند.
3– دیگران را با معیارهای بالا در نظر بگیرید
افرادی در بین ما، اینگونه فکر می‌کنند که هیچ کسی جز خودشان قادر به انجام صحیح امور نیست، جزء این گروه از افراد نباشید.
به قابلیت‌های دیگران اعتماد کنید. در واقع به آنها در انـجام دادن کارها به بهترین وجـه ممکن اطمینان داشتـه بـاشید. ایـن به مـعنای داشتن انتظارات بیش از حد نیست. باور داشتن یک فرد او را تشـویـق بـه انـجـام کـارها با حداکثر توان کرده و مانع ناامیدی می‌شود.
4- علاقه‌ای صادقانه و صمیمی از خود نشان دهید هر فردی در دفتر کار شما دارای سابقه‌ای غنی از علایق، تجارب و سلایق است، حتی اگر نقطه اشتراکی با هم ندارید، در مورد اطرافیانتان اطلاعات کسب کنید و نسبت به علایق و سلایق آنها، علاقه‌ای صادقانه از خود نشان دهید. اگر یکی از همکاران شما گفت که شرکت در گیم‌های آنلاین را دوست دارد، در مورد آن از او سؤال کنید، حتی اگـر بـرای شـما جالب نیست. نه تنها می‌توانید چیز جدیدی یاد بگیرید، بلکه اگر در آینده به آن گرایش پیدا کنـیـد، از امتیازاتـی برخوردار خواهید شد. مردم دوست دارند که دیگران آنها را به خاطر داشته باشند.
– 5 از دیگران تعریف و تمجید کنید فقط نگویید «خوب بود.» در مورد تعریف خود صریح تر بوده و نشان دهید که در مورد آنچه که فرد در حقیقت انجام داده است، آگاهی دارید. «علی، تـو خیـلی خوب جلسه را اداره کردی به خصوص وقتی همه از مسیر موضوع اصـلی منـحرف شده بودند،» این یک مثال خوب است. در عین حال سعی کنید به ندرت و فقط زمانی که واقـعا نـیـاز است انتقاد کنید. انتقاد را طوری بیان کنید که مانند یک نصیحت سازنده از طرف دوستی قـابل اعـتماد در نظر گرفته شود.
– 6 مراقب حرفهایتان باشید
اگر تصمیم پیگیری کاری را ندارید، نگویید که آن را انـجـام خواهید داد. اعتبار شما ارتباط تنگاتنگی با کلامتان دارد. اگر به قول خود عمل نکنید، در مـورد کـارهـای بـزرگ بـه شـما اعتماد نمی‌شود و در نتیجه پیشرفتی نمی‌کنید.
-7 قدردانی کنید اگر فـردی لـطفـی به شما کرد، و یا برای انجام کاری برای شما از خواسته خود گذشت، حتماً از او قدردانی کنید زیرا شما به خودی خود مستحق لطف نیستید و کسـی بــه شما بدهکار نیست.
– 8 با ملاحظه باشید هـرگز تصور نکنید که دیگران سخنان شما را مساعد و ارزشمند تلقی خواهند کرد. برخی افراد به صورت طبیعی تک تک کلماتی که شخص بـیـان می‌کنـد را بـرای یـافــتن یک رودررویی شخصی مورد جستجو قرار می‌دهند. شما نمی‌تـوانیـد اینگونه افراد را تغییر دهید، اما قادرید نزد آنها حرف‌های خود را با دقت سازماندهی کنید.
پیش از صحبت کـردن فکر کنید و مطمئن شوید که هیچ ابهامی که باعث سوء تعبیر شود در سـخنان شما وجود ندارد. همچنین می‌توانید سعی در فهمیدن نقطه نظرات دیگران کنید تا از بروز سوء تفاهمات ممانعت بعمل آورید. ممکن است عمیقاً اعتـقـاد بر حـقانـیـت خـود داشـتـه باشید، اما متوجه شوید که دیگران به همین منوال درباره عقاید و باورهایشان می‌اندیـشند. شما باید نظرات آنها را محترم شمرده و ببینید چرا آنها اینگونه فکر می‌کنند. به جای مـشاجره از دیگران بخواهید در مورد مواضعشان توضیح دهند. مجبور نیستید موافقت کنید، اما می‌توانید بگویید، «من متوجه هستم شما چه می‌گویید.»
– 9 از خود گذشتگی کنید گه گاهی از مکان شغلی خود خارج شده و به دیگران در کـارهـایشـان کـمک کنید. این عمل را بدون اینکه از شما درخواست شود انجام دهید. گفتن، «کمک لازم نـداری؟» یک تاثیر دوگانه در پی دارد. ابتدا، شما دیگران را تشویق بـه از خـود گـذشتـگی می‌کنـید و در نتیجه محیط کاری مثبت‌تری ایجاد خواهد شد. دوم، بـرای خود لطفی متعاقب را خریداری می‌کنید، چرا که مهربانی همیشه بازمی‌گردد.
10 – متواضع باشید تلاش‌های مشهود برای تحت تاثیر قرار دادن همکاران و اشخاص مافوق نـتـیجه عکس به همراه خواهد داشت. هیچکس آدم خودنما را دوست ندارد. اگر می‌خواهید کمالات شما تـوسـط دیـگران تصدیق شوند، کافی است تمرین بردباری بیشتری بکنید. کامیابی‌های شما زمانی مصداق واقعی پیدا می‌کنـند کـه اجازه دهید دیگران خود متوجه آنها شوند نه اینکه مرتب صحبت از آن به میان آورید.
11- به حفظ آبروی دیگران کمک کنید هر کسی اشتباه می‌کند. به دفعه قبلی که اشتباهی خجالت آور مرتکب شدید فکر کنید. دوست نداشتید کسی بیـایـد و اشـتـباه شـمـا را کـوچـک جلوه داده و از جدیت آن بکاهد؟ پس همین کار را شما در مورد دیگران انجام دهید. با خنـدیـدن به اشتباهی که شخص (نه با خندیدن به خود شخص) مرتکب شده به همراه ضربه‌ای دوستانه به شانه‌های او از پریشانیش بکاهید و بگویید، «این برای بهترین افراد این شرکت هم ممکـن است پیش بیاید.» با این کار به او و به دیگران اطمینان می‌دهید که دنیا به پایان نرسیده است.
اگر مناسب است، به جای جلب توجه بی مورد نسبت به اشتباه رخ داده، هیـچ چیزی نگویید.
اقتباس از سايت ((پايگاه اطلاع رسانى اصلاح))
